誰でもできる!仕事の効率化アイディア

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仕事をスムーズにこなすためには、なるべく与えられた業務を効率的にこなすことが必要になります。もっとも、頭では分かっていても、実際にはなかなかうまくできないという方は少なくないでしょう。そこで以下では、業務を効率化するためのアイディアを紹介したうえで、効率化を妨げる原因や効率化に向けてのポイントを見ていきます。

仕事が効率化されている、とは何か

仕事を効率的にこなすためのポイントを理解するために、ここでは実際に効率よく業務を行っているビジネスマンに見られる特徴をもとに解説していきます。

仕事の全体像の把握

一つ目の特徴は、個々のタスクだけでなく仕事の全体像をしっかりと把握できているという点です。特に仕事の経験が浅い人に多いのですが、目の前の仕事をこなすのに精一杯なケースの場合に、周りで同僚や上司がどのような仕事をしているのかということにまでなかなか頭が回りません。そのため、一生懸命に仕事をしているつもりでも、実は周囲から求められている状態と全然違っているというケースが珍しくないのです。そうなってしまうと、せっかく時間をかけて業務をしても、また一からやり直しになってしまう事がおきてしまいがちで、結果的に非常に効率の悪い働き方になってしまいます。効率よく仕事をする人は、常に全体の仕事の中で自分の仕事はどうあるべきか、どういったアウトプットを周囲は期待しているかという視点を念頭において業務に取り組むため、そのような手戻りの必要性が生じるリスクが低く、効率的な業務遂行に繋がっているというわけです。

タスクの細分化と優先順位付け

二つ目と三つ目の特徴は、与えられたタスクを具体的な小タスクに細分化できるという点と各タスクの優先順位付けができるという点です。大きなタスクを与えられると、何から手をつけて良いかわからず、仕事が軌道に乗るまで時間がかかってしまう人が多いのですが、タスクを細分化できる人は、細分化したタスクを見てどのような順序で処理すれば良いかがすぐに分かるのです。

周囲のサポートとオンオフの切り替え

四つ目の特徴は、周囲のサポートを受けられるという点です。多くの仕事は自分一人ではこなせないため、何かあったときに周りのサポートが不可欠となります。周囲との良好な人間関係を普段から構築している人は、いざという時に周りが助けてくれるので仕事を円滑にこなしやすいのです。さらに、五つ目の特徴は、オンオフがしっかり切り替えられるという点です。残業時間の長い人に多いのですが、成果も出さずにダラダラしているというのは非常に不健全ですので、タスクが与えられたら締め切りを決めて、それに間に合うように全力を尽くすようにするとよいでしょう。

仕事が効率化でてきないのはなぜ?

仕事が効率化できない理由として、主に3つの理由が考えられます。ここでは、上司であるBさんから、クライアントに提出するサービスの提案書の作成を命じられたAさんの仕事ぶりを例にとって、それらの理由を見て行くことにします。

Aさんは、入社3年目であり、Bさんからは先輩であるCさんにアドバイスをもらいながら資料を作るよう言われていたのですが、初めての大役で張り切っていたというのもあって、自分一人で資料作りに取り掛かりました。しかし、これまでクライアントとどのような取引関係にあったかがわからなかったので、過去の資料を参考に、足りない部分は自分なりに推測しながら提案書を作り上げたのでした。Bさんからは適宜進捗を報告するよう言われていましたが、仕事に集中していたのもあって、最終的に報告したのは、資料完成の間近でした。そこで初めてBさんの期待していた内容と全く違っていることが判明し、一から作り直しを余儀なくされることになったのでした。

全体像が把握できていない

結果的にAさんの業務の仕方が非効率になってしまった一つ目の理由は、仕事の全体像が見えていなかったという点です。最初にBさんに求められている提案書の内容を詳しく聞くべきでしたし、分かっていないのに推測を交えて資料を作るべきではありませんでした。効率的に仕事をするには、必ず仕事の全体像を確認するようにしましょう。

最初から完璧を求めてしまった

二つ目の理由は、いきなり完璧な資料作りをしようとしてしまった点です。途中で経過報告をしていれば、方向転換ができたかもしれないのに、そうしなかったのはAさんの大きな失敗といえるでしょう。最初はうまくいかないというのを想定して、随時上司に作った資料を見せるといった慎重な仕事ぶりが結果的に効率的な業務運営につながるのです。

自分だけでやろうとしてしまった

三つ目の理由は、上司のBさんや先輩のCさんのサポートを求めずに仕事をしてしまった点です。経験豊富な周りの同僚などにサポートはできる限り受けた方が良いのです。

仕事を効率化するには

前述の理由を踏まえて、仕事を効率的に行うポイントを整理してみましょう。

優先順位をつける

まずは、仕事を行う上での優先付けを明確に行うということです。その際、自分だけで決めるのではなく、必ず上司に相談して、考え方が間違っていないか確認するのが大切になります。

タスク管理ツールの活用

次に、タスクを間違いなく管理するために、利用できるツールは何でも利用するようにしましょう。アナログな方が良ければ手帳でも構いませんが、上司や同僚とスケジュールを共有できるオンライン版のToDoリスト機能を有するソフトを利用するのがおすすめです。

メールチェックのタイミングを決定

昨今はメールが重要なビジネスのコミュニケーション手段になっていますので、重要な連絡などを見逃さないように注意しなければなりません。上司の指示内容が変わっているのに、そのことを記した内容に気が付かずに無駄な仕事をするといった事態は避ける必要があります。そのためには、メールを確認するタイミングを自分の中で決めておいた方が良いでしょう。

己を知る

最後に、自分がどの程度の仕事量をこなせるのかを把握しておくというのも重要です。仕事量がキャパシティを超える前に、周りに相談できれば、業務が回らなくなるという状況を回避できるからです。己を過信せず、無理なら無理と言えるようにしておくのも、効率的に仕事をする上では必要となります。

仕事の効率化に欠かせないこと

以上で見てきたように、仕事を効率的にこなすためには、幅広い視野を持つ一方で、上司の指示を正確に把握し、与えられた仕事を細かくタスク分けして、優先順位の順番に処理して行くといったことが求められます。それらは一朝一夕に身に付けられるようなスキルではありませんので、常日頃から業務効率化のために何をすべきかを考えながら仕事に取り組むようにすると良いでしょう。



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